Het opstellen van een aanbieding is een tijdrovend proces. Des te hoger de bedragen en de complexiteit, des te meer tijd en geld het kost om tot een aanbieding te komen.

“Is de kans op succes te beïnvloeden?”, vroeg ik mezelf af. “Ja”. Onder andere door vroegtijdig en frequent aan reflectie te doen. Dat geeft een toenemend inzicht in de invulling van de factoren voor succes en een betere verhouding tussen inspanning en het zicht op die kans op succes.

Dit heb ik vervat in een systematische aanpak die ik de VARRÓ ben gaan noemen. Door deze VARRÓ ‘mee te laten kijken’ met je aanbiedingsproces, ben je in staat om je inspanning in verhouding te brengen tot je in te schatten kans op succes.

Visie op de opdracht

De visie behelst je strategie. Je ontwikkelt een visie op de opdracht van de klant. Je beschrijf in twee regels wat je denkt dat de klant als kern van de opdracht ziet. De afgelopen jaren heb ik gezien dat een visie gericht op het aanstippen van de kern van de vraag het grote verschil maakt. Hiermee verkrijg je aansluiting bij je klant en komt je onderscheidend vermogen naar voren. Dat is de sleutel tot succes. Lees ons stuk over visie ontwikkeling als je daar meer over wilt weten. 

Aanpak van de opdracht 

Je aanpak is het tactische gedeelte. In de aanpak van de opdracht beschrijft je de activiteiten die nodig zijn om deze opdracht tot een goed einde te brengen. Naast de activiteit probeer je een inschatting te maken van de tijd die hiervoor nodig is en wie dat gaa(t)(n) doen. In je plan moeten reviews, bewijs en goedkeuring natuurlijk ook een plek krijgen. Als alle middelen akkoord zijn, kun je beginnen met de volgende stap: het schrijven van te tender. 

Rapport voor de opdracht 

Bij het uitwerken van een offerte of tender komen alle werkzaamheden die hieraan vooraf zijn gegaan samen.  

Je kunt hier uitgebreider over lezen in ons stuk over het uitwerken van een plan. Het is belangrijk om in je tender je visie uit te schrijven en bewijslast te gebruiken ter onderbouwing van je aanpak en bewijs van je prestaties. Onderbouwing en bewijs helpen de klant in het objectiveren van hun mening en daarmee in het vaststellen van de kwaliteit.  

Je zal moeite en tijd moeten stoppen in het vinden van alle gegevens als bv. bewijslast, onderbouwing, technische uitwerking en prijs, naast cosmetische aspecten als structuur, lay-out, etc.. Ik denk dat 60% van het werk in deze laatste fase van het aanbiedingsproces plaats vindt. Daarom blijft het natuurlijk zaak om de inspanning in verhouding tot de kans op succes en het belang van de opdracht te houden.  

Het resultaat van deze fase is dat je een goed doordachte en realistische aanbieding hebt.  

Reflectie op de opdracht 

Dit is een activiteit die meerdere keren tijdens het tenderproces moeten plaats vinden. De mate waarin de diverse aandachtsgebieden ingevuld worden, kun je volgen tijdens het aanbiedingsproces. Op deze wijze weet je waar aandacht nodig is of dat we bepaalde zaken niet ingevuld krijgen.  

Het eerste moment is bij de keuze of je daadwerkelijk gaat aanbieden. Maak daarvoor een feitelijke afweging voor diverse factoren en dimensies van je aanbieding (lees het selectieproces) alvorens het aanbiedingsproces te starten. Andere goede reflectiemomenten zijn na de visie ontwikkeling en tijdens het opstellen van de tender. Voor daadwerkelijk indiening van je aanbieding kun je als organisatie natuurlijk ook nog beslissen om, alles overziend, te bekijken of het daadwerkelijk zinvol is om aan te bieden.