Hoe maak je strategische keuzes in welke opdrachten je najaagt?

Strategische keuzes maken in welke opdrachten je najaagt, begint met één principe: niet elke aanbesteding is de moeite waard. Organisaties die structureel meer tenders winnen, selecteren bewust op basis van heldere criteria, niet op onderbuikgevoel. De vragen hieronder helpen je om een scherper selectieproces op te bouwen en zo je kans op het winnen van aanbestedingen structureel te vergroten.

Wat zijn de criteria voor een goede bid/no-bid beslissing?

Een goede bid/no-bid beslissing steunt op een gewogen scoringsmodel met vaste criteria, niet op losse inschattingen. De meeste organisaties beslissen op basis van technische haalbaarheid (“kunnen we dit leveren?”), maar dat is zelden onderscheidend. Vrijwel alle concurrenten kunnen ook leveren. De echte vraag is of je kunt winnen, niet of je kunt uitvoeren.

Een effectief scoringsmodel bevat minimaal de volgende categorieën:

Risico: juridische, financiële en uitvoeringsrisico’s van de opdracht
Economie: verwachte marge, contractwaarde en strategisch rendement
Cultuur: past de opdrachtgever bij jouw organisatie en werkwijze?
Geografie: is de locatie haalbaar voor jouw team en capaciteit?
Concurrentiepositie: heb je een realistisch onderscheidend voordeel?
Relatie: ken je de klant, heb je eerder samengewerkt?

Voeg aan dit model ook knock-outcriteria toe: voorwaarden waaraan een opdracht sowieso moet voldoen om überhaupt in aanmerking te komen. Zo voorkom je dat een aantrekkelijke contractwaarde een fundamenteel ongeschikte opdracht maskeert. Een vaste go/no-go-drempel maakt de beslissing transparant en herhaalbaar, ongeacht wie op dat moment beschikbaar is.

Hoe bepaal je of een opdracht strategisch waardevol is?

Een opdracht is strategisch waardevol als ze bijdraagt aan je langetermijndoelen, niet alleen aan kortetermijnomzet. Denk aan het betreden van een nieuw marktsegment, het versterken van een referentie in een gewenste sector, of het verdiepen van een bestaande klantrelatie. Omzet alleen is geen voldoende maatstaf.

Stel jezelf bij elke opdracht de volgende vragen:

Past deze opdracht binnen onze product-marktcombinaties (PMC’s)?
Versterkt het winnen van dit contract onze positie bij vergelijkbare klanten?
Is de verwachte marge realistisch gegeven de investering in het tendertraject?
Kunnen we de opdracht uitvoeren zoals aangeboden, zonder concessies?
Draagt deze opdracht bij aan een stabiele pijplijn of is het een eenmalige kans?

Organisaties die werken met duidelijk omschreven doelgroepen en kernbeloften per segment, merken dat strategische waarde veel makkelijker te beoordelen is. Als je weet welke klanten het beste bij je passen, herken je sneller welke opdrachten dat ook doen. Bekijk hoe je dat fundament legt via de aanpak voor structureel tendersucces.

Welke signalen wijzen op een kansarme aanbesteding?

Een aanbesteding is kansarm als er signalen zijn dat de uitkomst al min of meer vaststaat, de eisen niet op jou zijn geschreven, of de relatie met de opdrachtgever ontbreekt. Het vroeg herkennen van deze signalen bespaart aanzienlijke tijd en kosten.

Let op de volgende waarschuwingssignalen:

Je hebt geen voortraject gehad met de opdrachtgever
De eisen sluiten nauw aan op een specifieke concurrent
De doorlooptijd voor indiening is onrealistisch kort
Het programma van eisen is vaag of tegenstrijdig
De gunningscriteria zijn sterk prijsgedreven zonder ruimte voor onderscheid
Je hebt geen toegang tot de juiste contactpersonen
De opdracht past niet binnen je bewezen expertise of referenties

Geen van deze signalen is op zichzelf doorslaggevend, maar een combinatie van drie of meer is een sterke aanwijzing om te stoppen. De tijd die je niet kwijt bent aan een kansloze tender, kun je investeren in trajecten waar je wél een reële winkans hebt.

Hoe verhoudt capaciteit zich tot het aantal tenders dat je najaagt?

Capaciteit en selectiviteit zijn direct aan elkaar gekoppeld: hoe meer tenders je najaagt zonder extra mensen, hoe lager de gemiddelde kwaliteit per inschrijving. Veel organisaties schrijven op te veel trajecten tegelijk, waardoor geen enkele aanbesteding de aandacht krijgt die nodig is om te winnen.

Een realistisch capaciteitsmodel houdt rekening met de totale tijdsinvestering per tender, inclusief voorbereiding, schrijven, reviewrondes en interne afstemming. Als een gemiddelde tender 80 tot 150 uur kost en je team heeft maandelijks 300 uur beschikbaar voor tenderwerk, dan is het rekenkundig onmogelijk om vier grote trajecten tegelijk goed te begeleiden.

De oplossing is niet meer mensen inzetten, maar slimmer selecteren. Door alleen in te schrijven op opdrachten met een realistische winkans en een goede strategische fit, daalt de tijdsinvestering per tender en stijgt de kwaliteit per inschrijving. Organisaties die dit consequent toepassen, zien dat ze met minder inschrijvingen meer opdrachten winnen. Dat is geen paradox, maar het directe gevolg van betere selectie.

Hoe bouw je een structureel selectieproces voor opdrachten?

Een structureel selectieproces voor aanbestedingen bestaat uit vaste stappen, heldere criteria en een gedeelde beslissingsstructuur die niet afhankelijk is van één persoon of moment. Het doel is dat elke go/no-go-beslissing op dezelfde manier tot stand komt, ongeacht wie erbij betrokken is.

Stap 1: Definieer je selectiecriteria vooraf

Stel samen met directie en commercieel team vast welke criteria zwaarwegend zijn voor jullie organisatie. Denk aan minimale contractwaarde, gewenste sectoren, type opdrachtgever en vereiste referenties. Leg deze vast in een scoringsmodel met wegingsfactoren, zodat elke tender op dezelfde manier beoordeeld wordt.

Stap 2: Beleg de beslissing structureel

Bepaal wie de go/no-go-beslissing neemt en op basis van welke informatie. Zorg dat dit niet ad hoc gebeurt, maar op een vast moment in het proces, met een vaste drempel. Documenteer elke beslissing inclusief de redenering, zodat je later kunt leren van patronen in je keuzes.

Een goed selectieproces reduceert tijdverspilling aanzienlijk en verhoogt de winratio. In de praktijk zien organisaties die overstappen van intuïtief naar gestructureerd selecteren een merkbare verbetering in zowel het aantal gewonnen aanbestedingen als de kwaliteit van de projecten die ze binnenhalen. Meer voorbeelden van hoe dit in de praktijk werkt, vind je in de praktijkcases van LMT.

Hoe gebruik je historische data om betere selectiebeslissingen te nemen?

Historische data helpt je patronen te herkennen in welke opdrachten je wint, verliest en met welke marge je ze uitvoert. Zonder die data selecteer je op gevoel; met die data selecteer je op bewijs. Dat is het verschil tussen hopen te winnen en weten wanneer je een reële kans hebt.

Begin met het bijhouden van de volgende gegevens per tender:

Sector en type opdrachtgever
Contractwaarde en uiteindelijke marge
Uitkomst: gewonnen, verloren of ingetrokken
Reden van verlies (indien bekend via evaluatie)
Tijdsinvestering in het tendertraject
Of er een voortraject was met de klant

Na een periode van zes tot twaalf maanden zie je welke profielen consistent leiden tot winst en welke tot verlies. Die inzichten vertaal je terug naar je selectiecriteria: verhoog de drempel voor opdrachttypes waar je structureel verliest, en investeer meer in segmenten waar je aantoonbaar sterk bent.

Organisaties die structureel evalueren en die bevindingen koppelen aan hun selectieproces, verbeteren hun winratio merkbaar over tijd. Het gaat niet om grote systemen of complexe dashboards, maar om consequent bijhouden wat werkt en wat niet, en daar vervolgens op sturen. Meer achtergrond over evalueren en leren als onderdeel van een professioneel tenderproces vind je in de kennisbank over tenderprocessen.

Hoe LMT helpt met strategische selectie van aanbestedingen

LMT helpt organisaties om van ad hoc selecteren op gevoel over te stappen naar een gestructureerd, herhaalbaar selectieproces. Dat begint met een diagnose van het huidige proces en eindigt met een werkwijze die de organisatie zelfstandig kan toepassen. Concreet betekent dit:

Een op maat gewogen scoringsmodel met knock-outcriteria en een go/no-go-drempel
Heldere PMC’s die bepalen op welke segmenten en opdrachten je je richt
Inzicht in historische winrates per opdrachttype, sector en klantprofiel
Een beslissingsstructuur die niet afhankelijk is van één persoon of moment
Begeleiding in echte tendertrajecten, zodat kennis direct in de praktijk wordt toegepast

Het resultaat is minder tijdverspilling, hogere winkansen en meer opdrachten die ook daadwerkelijk winstgevend zijn om uit te voeren. Wil je weten hoe jouw organisatie scoort op selectie en de andere dimensies van tendersucces? Plan een verkennend gesprek met LMT en ontvang direct inzicht in je verbeterpotentieel.