Welke aanbestedingen moet je wel en niet oppakken vlak voor de zomer?

Vlak voor de zomer pak je bij voorkeur alleen aanbestedingen op die je realistisch kunt winnen met de mensen en tijd die je beschikbaar hebt. Aanbestedingen met een korte doorlooptijd, hoge complexiteit of lage strategische waarde laat je beter liggen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen rondom tenderselectie in de zomerperiode.

Waarom is de zomerperiode lastig voor aanbestedingen?

De zomerperiode is lastig voor aanbestedingen omdat de beschikbaarheid van mensen sterk daalt terwijl de eisen van opdrachtgevers gelijk blijven. Vakantieroosters, afwezige beslissers en verminderde capaciteit bij zowel jouw organisatie als de klant zorgen voor een combinatie die de kwaliteit van je inschrijving onder druk zet.

Dat heeft directe gevolgen. Een tender die normaal zes weken doorlooptijd heeft, voelt in juli of augustus als vier weken omdat je steeds op mensen wacht. Reviewrondes lopen vertraging op, inhoudelijke experts zijn moeilijker te bereiken en de kwaliteit van de uiteindelijke inschrijving hangt meer dan ooit af van wie er toevallig beschikbaar is.

Strategisch gezien is dit ook een risico. Als je elke tender oppakt die binnenkomt, ongeacht het seizoen, investeer je faalkosten in trajecten die je niet kunt winnen. Voor de directie is dat een zichtbaar probleem: hoge inspanning, lage winrate, en medewerkers die na de zomer uitgeput beginnen aan het nieuwe seizoen.

Welke criteria bepalen of een aanbesteding het waard is?

Een aanbesteding is het waard als je op meerdere kerngebieden positief scoort: strategische fit, beschikbare capaciteit, winbaarheid en commerciële waarde. De meeste organisaties selecteren op onderbuikgevoel of technische haalbaarheid, maar dat leidt structureel tot te veel inschrijvingen met te weinig resultaat.

Goede selectiecriteria zijn concreet en gewogen. Denk aan:

Strategische fit: past de opdracht bij je doelgroep en kernbelofte?
Winbaarheid: ken je de klant, heb je relevante referenties en een onderscheidend verhaal?
Capaciteit: zijn de juiste mensen beschikbaar voor de volledige doorlooptijd?
Economisch rendement: is de verwachte omzet in verhouding tot de investering in de inschrijving?
Risico: zijn er juridische, operationele of reputatierisico’s verbonden aan de opdracht?
Relatie: heb je een bestaande relatie met de opdrachtgever of ben je volledig onbekend?

Vlak voor de zomer weegt het capaciteitscriterium zwaarder dan normaal. Een opdracht die je normaal gesproken zou oppakken, kan in de zomerperiode een no-go zijn puur op basis van beschikbaarheid. Wil je weten hoe je deze afweging structureel inricht? Bekijk dan waarom organisaties kiezen voor LMT.

Welke aanbestedingen kun je beter laten liggen vlak voor de zomer?

Laat aanbestedingen liggen die een hoge tijdsinvestering vragen, afhankelijk zijn van meerdere interne experts of waarbij je geen vooraf opgebouwde relatie of onderscheidend verhaal hebt. In de zomer vergroot je daarmee de kans dat je wél ingediende tenders de aandacht krijgen die ze verdienen.

Concreet zijn dit de categorieën die je beter kunt overslaan:

Complexe nieuwe klanten: trajecten waarbij je de opdrachtgever niet kent en geen voortraject hebt gehad. De kans dat je in de zomer voldoende inzicht kunt opbouwen, is klein.
Grote multidisciplinaire inschrijvingen: tenders waarbij je meerdere afdelingen, partners of onderaannemers moet coördineren. Vakantieroosters maken dit onbeheersbaar.
Tenders met een krappe deadline: als de indiendatum minder dan drie weken na publicatie ligt en je team deels afwezig is, is de kans op een kwalitatief goede inschrijving laag.
Opdrachten buiten je kernmarkt: als je voor een nieuwe sector of een nieuw type opdracht moet schrijven zonder herbruikbare content, is de tijdsinvestering disproportioneel.
Tenders waar je al eerder op verloor zonder evaluatie: zonder te weten waarom je verloor, herhaal je dezelfde fouten.

Welke aanbestedingen zijn wél geschikt om in de zomer op te pakken?

Aanbestedingen die geschikt zijn voor de zomer zijn trajecten met voldoende doorlooptijd, een bekende opdrachtgever, herbruikbare content en een klein, beschikbaar kernteam. Dit zijn de tenders waarbij je winkans het hoogst is en de inspanning beheersbaar blijft.

Ga in de zomer wél aan de slag met aanbestedingen waarbij je:

Een bestaande relatie hebt met de opdrachtgever en hun vraag goed begrijpt
Vergelijkbare opdrachten eerder hebt gewonnen en beschikt over goede referenties
Het grootste deel van de inhoud kunt hergebruiken uit eerdere inschrijvingen
Een vaste kleine kern van twee of drie mensen beschikbaar hebt voor de volledige looptijd
De indiendatum ruim na de zomervakantie valt, zodat je nu kunt voorbereiden en later kunt afronden

Dit zijn ook de tenders waarbij je onderscheidend vermogen het meest tot zijn recht komt. Je hebt de ruimte om goed na te denken over de klantvisie, het bewijs en de aanpak, in plaats van alles in een paar dagen bij elkaar te schrijven.

Hoe maak je een go/no-go beslissing voor zomertenders?

Een go/no-go beslissing voor zomertenders maak je op basis van een gestandaardiseerd scoringsmodel met gewogen criteria en een vaste drempelwaarde. Zonder zo’n model beslis je op gevoel, en in de zomer leidt dat vaker dan normaal tot inschrijvingen die je niet kunt winnen.

Een werkend scoringsmodel voor tenderselectie werkt als volgt. Ken aan elk criterium een score toe van één tot drie. Gebruik knock-outcriteria voor situaties die een directe no-go rechtvaardigen, zoals onvoldoende capaciteit of een ontbrekende vereiste kwalificatie. Stel een minimale totaalscore vast waaronder je niet inschrijft, ook als de opdracht commercieel aantrekkelijk lijkt.

Voor de zomer voeg je aan dat model extra gewicht toe aan het capaciteitscriterium. Een tender die normaal een zeven scoort op beschikbaarheid, scoort in augustus misschien een vier. Dat kan het verschil zijn tussen go en no-go.

Betrek de directie bij de go/no-go beslissing voor grotere trajecten. De keuze om een tender niet op te pakken is strategisch, niet operationeel. Het vrijmaken van capaciteit voor betere kansen later in het jaar is een bewuste keuze die op directieniveau thuishoort. Meer over hoe zo’n beslisproces eruitziet en wat het oplevert, lees je in onze business cases.

Wat kun je in de zomer doen als je geen aanbestedingen oppakt?

Als je in de zomer bewust minder aanbestedingen oppakt, is dat de ideale periode om je tenderproces te verbeteren, je kennisbank op te bouwen en relaties met bestaande klanten te onderhouden. Zo begin je na de zomer sterker dan je ervoor was.

Concreet kun je de zomer gebruiken voor:

Evalueren van verloren en gewonnen tenders: wat werkte wel, wat niet, en wat leer je daarvan voor het najaar?
Opbouwen van herbruikbare content: schrijf generieke bouwblokken voor veelgestelde vragen, referentieprojecten en standaardmethodieken
Relatiebeheer: bezoek bestaande klanten, onderhoud contact en inventariseer welke opdrachten er aan komen
Selectiecriteria aanscherpen: bouw of verbeter je go/no-go model zodat je in het najaar sneller en beter beslist
AI-tooling inrichten: stel prompts op, voed je kennisbank met eigen data en maak AI klaar voor gebruik in het najaar

Organisaties die de zomer gebruiken om hun proces te verbeteren, starten het najaar met een hogere winrate en minder faalkosten. Dat is geen toeval. Lees meer over slimme inzet van technologie en werkwijze in onze kennisbank.

Hoe LMT helpt met tenderselectie en aanbestedingsstrategie

LMT helpt organisaties om structureel betere keuzes te maken in welke aanbestedingen ze wel en niet oppakken. Dat begint met een gestandaardiseerd selectieproces, maar gaat verder dan dat. LMT brengt het volledige tenderproces in kaart en verbetert het op de punten waar het meeste winst te behalen is.

Concreet biedt LMT:

Een gewogen scoringsmodel voor tenderselectie, inclusief knock-outcriteria en een go/no-go drempel
Een diagnose van je huidige tenderproces op acht dimensies, van selectie tot evaluatie
Begeleiding bij het opbouwen van herbruikbare content en een kennisbank
Structurele verbetering van je winrate, richting één op twee in plaats van één op vijf
Overdracht van kennis en werkwijze zodat je organisatie zelfstandig beter wordt

De zomerperiode is een goed moment om te starten met een diagnose. Je hebt iets meer ruimte, en de verbeteringen die je doorvoert zijn klaar voor gebruik zodra het tenderseizoen weer aantrekt. Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek in dertig minuten wat er in jouw tenderproces te winnen valt.