Plan een gesprek

Kan een tenderplan helpen om faalkosten te verlagen?

Ja, een tenderplan kan faalkosten aanzienlijk verlagen. Door vooraf structuur aan te brengen in hoe je een tender benadert, maak je betere keuzes over welke trajecten je oppakt, wie je erbij betrekt en hoe je risico’s beheerst. Dat voorkomt dat je tijd, geld en capaciteit steekt in trajecten die je niet kunt winnen of niet wilt uitvoeren.

Een tenderplan werkt het sterkst wanneer het niet alleen als schrijfinstrument wordt ingezet, maar als sturingsinstrument voor de hele commerciële keten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over tenderplannen en faalkosten.

Wat zijn faalkosten bij tenders en hoe ontstaan ze?

Faalkosten bij tenders zijn alle kosten die ontstaan doordat een traject niet leidt tot het gewenste resultaat, of doordat een gewonnen opdracht niet winstgevend of uitvoerbaar blijkt. Ze ontstaan zowel in de commerciële fase als in de uitvoering, en zijn daardoor voor zowel commerciële teams als de directie een relevant probleem.

Faalkosten in de tenderfase ontstaan typisch door:

Voor directie en MT zijn faalkosten een strategisch vraagstuk. Ze drukken de marge, verhogen de werkdruk en leiden tot projecten die meer kosten dan ze opleveren. Veel organisaties missen het inzicht om faalkosten te kwantificeren, waardoor het probleem structureel onder de radar blijft. Wil je beter begrijpen wat een professionele tenderaanpak jouw organisatie oplevert? Lees meer over de kosten en waarde van LMT.

Hoe helpt een tenderplan om foute go/no-go-beslissingen te voorkomen?

Een tenderplan helpt bij betere go/no-go-beslissingen doordat het je dwingt om vooraf expliciete criteria te formuleren. In plaats van op gevoel te beslissen of je inschrijft, toets je een tender aan objectieve factoren zoals strategische fit, beschikbare capaciteit, klantkwaliteit en reële winkans.

Een goed tenderplan bevat een go/no-go-afweging op basis van vragen als: Begrijpen we de klantvraag voldoende? Hebben we een onderscheidende aanpak? Is de opdracht rendabel bij een realistische inschatting van de uitvoeringsrisico’s? Zijn de juiste mensen beschikbaar?

Door deze vragen te beantwoorden voordat er capaciteit wordt ingezet, voorkom je dat teams weken werken aan trajecten die bij nader inzien nooit kansrijk waren. Dat scheelt niet alleen kosten, maar ook energie en focus. Voor directie biedt dit bovendien stuurinformatie: als je ziet dat veel trajecten alsnog doorgaan ondanks een zwakke go/no-go-score, dan is er een organisatiepatroon dat aandacht verdient.

Welke onderdelen van een tenderplan verminderen uitvoeringsrisico’s?

De onderdelen van een tenderplan die uitvoeringsrisico’s verminderen, zijn de onderdelen die de verbinding leggen tussen wat je belooft in de aanbieding en wat je daadwerkelijk kunt leveren. Een tenderplan dat alleen gericht is op het schrijven van een overtuigende tekst, mist die verbinding.

Relevante onderdelen zijn onder andere:

  1. Risicoanalyse: Welke risico’s kleven aan de opdracht, en hoe worden die in de aanbieding en uitvoering gemitigeerd?
  2. Capaciteitscheck: Zijn de benodigde mensen, middelen en expertise beschikbaar op het moment dat de opdracht start?
  3. Aansluitingscheck: Past de opdracht bij de werkwijze en het type projecten waarin de organisatie sterk is?
  4. Afstemming met uitvoering: Zijn de collega’s die de opdracht gaan uitvoeren betrokken bij de aanbieding, zodat beloftes realistisch zijn?
  5. Margetoets: Is de geoffreerde prijs realistisch, gegeven de werkelijke kosten en risico’s?

Wanneer deze elementen onderdeel zijn van het tenderplan, verklein je de kans op projecten die verlieslatend starten of waarbij de klant teleurgesteld raakt door een kloof tussen aanbieding en werkelijkheid.

Wanneer is een tenderplan het meest effectief in het verlagen van faalkosten?

Een tenderplan is het meest effectief wanneer het vroeg in het proces wordt ingezet, breed gedragen wordt binnen de organisatie en gekoppeld is aan een evaluatiecyclus. Een tenderplan dat pas wordt opgesteld als het schrijven al begonnen is, mist de meeste preventieve waarde.

De grootste impact ontstaat wanneer het tenderplan al wordt gebruikt bij de eerste verkenning van een tender, voordat er capaciteit wordt ingezet. Op dat moment kun je nog een echte afweging maken. Later in het proces wordt het steeds moeilijker om nee te zeggen, ook als de signalen niet goed zijn.

Daarnaast is een tenderplan effectiever wanneer meerdere disciplines betrokken zijn: niet alleen de commerciële afdeling of het tenderteam, maar ook projectleiders, calculators en soms de directie. Zo worden commerciële keuzes getoetst aan de uitvoeringsrealiteit, wat een van de belangrijkste bronnen van faalkosten wegneemt.

Wat is het verschil tussen een tenderplan en een tenderstrategie?

Een tenderplan is een operationeel document dat beschrijft hoe je een specifieke tender aanpakt: wie doet wat, welke boodschap kies je, wat zijn de risico’s en hoe ziet de planning eruit. Een tenderstrategie is een overkoepelend kader dat bepaalt welke soorten tenders je als organisatie nastreeft en hoe je je commercieel positioneert.

De tenderstrategie beantwoordt vragen als: Op welke marktsegmenten richten we ons? Welke klanttypen passen bij onze organisatie? Wat is ons onderscheidend vermogen op de markt? Een tenderplan werkt die strategie vervolgens uit voor een concreet traject.

Voor directie is het onderscheid relevant: een sterke tenderstrategie maakt elk individueel tenderplan beter, omdat de keuzes over wel of niet inschrijven al op strategisch niveau zijn gemaakt. Zonder strategie bestaat het risico dat elk tenderplan opnieuw begint bij nul, met alle inefficiënties van dien. Meer weten over waarom LMT organisaties helpt om die strategische basis te leggen?

Hoe meet je of een tenderplan daadwerkelijk bijdraagt aan minder faalkosten?

Je meet de bijdrage van een tenderplan aan minder faalkosten door prestatie-indicatoren bij te houden die zowel de commerciële fase als de uitvoering beslaan. Winrate alleen is daarvoor onvoldoende: het gaat om de kwaliteit en winstgevendheid van de gewonnen opdrachten.

Relevante meetpunten zijn:

Door deze gegevens structureel bij te houden en te koppelen aan de kwaliteit van de tenderplannen, kun je patronen herkennen. Welke trajecten leveren structureel minder op dan verwacht? Waar gaat het mis tussen aanbieding en uitvoering? Die inzichten maken het tenderplan steeds scherper en de go/no-go-beslissingen steeds beter. Benieuwd hoe andere organisaties dit aanpakken? Bekijk onze business cases voor concrete voorbeelden en inspiratie.

Hoe LMT helpt bij het verlagen van faalkosten via een tenderplan

LMT helpt B2B-organisaties om faalkosten structureel te verlagen door niet alleen te kijken naar de kwaliteit van individuele aanbiedingen, maar naar het hele commerciële proces eromheen. Dat begint bij de vraag: schrijven jullie op de juiste trajecten in, en zijn jullie processen ingericht om dat consistent goed te doen?

Concreet helpt LMT met:

Wil je weten hoe dit er voor jouw organisatie concreet uit kan zien? Plan een gesprek en bespreek vrijblijvend waar de grootste kansen liggen.

Gerelateerde artikelen