3: Tender opstarten
Case 5 — Schoonmaakbedrijf: grip op het offerte-opstartproces
Situatie
Accountmanagers waren verantwoordelijk voor het binnenhalen van nieuwe opdrachten en leidden daardoor ook de offertetrajecten. Afhankelijk van de grootte van het project en beschikbaarheid werden mensen toegevoegd. Door deze ad hoc werkwijze ontbrak brede kennis over het tenderproces, fluctueerde de kwaliteit van offertes en had men geen idee hoe offertes zouden vallen bij de klant.
Aanpak
- Gestructureerde opstartbijeenkomst ingevoerd met kennisdeling over klant, bedrijf, risico-inventarisatie en offertestrategie
- Proces drie keer begeleid: voordoen (1e keer), nadoen onder begeleiding (2e keer), zelf doen met medewerkers (3e keer
Resultaten
- +35% win-rate door verrijkte en gedeelde inzichten, betere klantfocus en beter onderscheid
- Na 4 maanden discussie gestart over uniformering van de diverse offertes
- Meer betrokkenheid en trots bij medewerkers door gezamenlijke opstart
- Opstartbegeleiding 3 keer in 3 maanden gedaan — daarna zelfstandig geborgd
Doorlooptijd
3 maanden begeleiding (3 sessies); daarna volledig zelfstandig uitvoerbaar
Houdbaarheid
Zelfstandig geborgd na drie sessies (voordoen, nadoen, overdragen). Het bedrijf voert het opstartproces sindsdien intern uit zonder externe ondersteuning.
Case 6 — Software integrator: feiten en strategie als basis voor de opstart
Situatie
Klantvragen werden goed gelezen en er werd gestuurd op wat de klant wilde zien. De tendermanager haalde informatie op bij de organisatie en leveranciers. Er was echter geen echte strategie voor de tender en de focus op klantwaarde schoot tekort. Het winnen van een tender was daardoor altijd een verrassing — net als de uitvoering. Men wilde de winkans vergroten en minder verrast worden in de uitvoering.
Aanpak
- AI ingezet voor analyse, dataverzameling en structurering
- Startbijeenkomst geïntroduceerd om kennis te delen over klant en bedrijf, risico’s, strategie en plan van aanpak
- Feiten verzameld als sturing voor besluitvorming en verdere opzet van de tender
Resultaten
- Winpercentage gestegen met 20% in 6 maanden na invoering van de gestructureerde opstart
- Tenders kwalitatief beter ervaren door klanten: +25% score
- Besluitvorming, planning en verloop op tijd door sturing op feiten
Doorlooptijd
Eerste resultaten zichtbaar na 6 maanden
Houdbaarheid
Structureel — AI-ondersteunde informatiefase en startbijeenkomst zijn ingebed in het vaste tenderproces. Minder verrassing in uitvoering door gedeeld startpunt.
“LMT heeft met een gevarieerd op maat gemaakt programma een belangrijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling en het succes van onze positionering. Dit deden ze in goede combinatie met de dagelijkse uitvoering van de lopende taken, waardoor een steeds beter functionerend proces en team ontstond. De oplevering van een ISO-handboek was de spreekwoordelijke kers op de taart.”
4: Tender opstellen
Case 7 — Landelijk Ingenieursbureau: van 'elke tender uniek' naar structureel hergebruik
Situatie
Iedere vraag werd als uniek beschouwd en kreeg dezelfde aanpak: nieuwe tekst, nieuwe kentallen, nieuwe lay-out, nieuw team. Hierdoor was de vergelijkbaarheid en kwaliteit tussen aanbiedingen zeer divers. Bereidheid tot deelname en het succes waren daardoor laag.
Aanpak
- Standaarden opgezet per soort aanbieding met bibliotheek van herbruikbare ‘bouwblokken’.
- AI ingezet voor het opstellen van eerste concepten
- Reviews door derden structureel opgenomen in het proces
Resultaten
- Winratio gestegen van 15% naar 35% — gemeten na implementatie van de aanpak
- Meer dan 75% van tenderteksten hergebruikt vanuit de bibliotheek
- Doorlooptijd per tender met 35% gedaald
- Meer vertrouwen van klanten en vanuit eigen organisatie: betere offertes, hechtere teams
Doorlooptijd
6 maanden voor opbouw bibliotheek en eerste meetbare resultaten
Houdbaarheid
Blijvend — bibliotheek groeit bij elke tender. Mits onderhouden (actualisatie kentallen, nieuwe bouwblokken) blijft de kwaliteitswinst structureel zonder extra inspanning.
Case 8 — IT-dienstverlener (uitbestede diensten): uniformiteit en winratio verbeteren
Situatie
Contracten worden voor vele jaren vergeven, dus de belangen zijn groot. Tenders zijn onderling moeilijk te vergelijken, terwijl de dienstverlening niet wezenlijk verschilde. Reviewmomenten op onder ander compliance, feiten, begrip ontbraken waardoor verbeterpunten laat of niet werden ontdekt. De tenders moesten kwalitatief beter en uniformer worden.
Aanpak
- Analyse wees vijf klantengroepen aan; per groep templates gemaakt
- Veel gevraagde en voorkomende prestaties onder beheer gebracht
- Met AI een makkelijk doorzoekbare bibliotheek aangelegd
- Reviewrondes een vast onderdeel van het tenderproces gemaakt
Resultaten
- Winratio verbeterd van 15% naar 35% in het eerste jaar na implementatie
- Tijd voor het opstellen van een tender gedaald met 35% door hergebruik en standaardisatie
- Tenderkwaliteitsscore van klanten 25% hoger
Doorlooptijd
Resultaten (winratio, tijdsreductie, kwaliteitsscore) gerealiseerd binnen het eerste jaar na invoering
Houdbaarheid
Structureel — bibliotheek met prestaties groeit doorlopend. Reviewproces is geborgd als vaste processtap. Resultaten zijn meetbaar en herhaalbaar per klantengroep.
Coaching zorgt ervoor dat de aandachtgebieden niet worden vergeten in de praktijk. Om die reden is Aarsleff Leidingrenovatie een meerjarige overeenkomst met LMT aangaan. Het mooie is, dat we daarmee ook onze klanten helpen. We kijken nu ook naar de mogelijkheden om blijvend te verbeteren en te innoveren. Echt teamwerk!”
5: Tender evalueren
Case 9 — IT-beveiliger: van stabiele matige score naar structureel leren en verbeteren
Situatie
Door een goede naam en prestaties ontbrak het niet aan aanvragen en werden er voldoende tenders gewonnen. Toch was het percentage verloren tenders met 75% hoog. Na elke tender werd direct overgegaan op de volgende. Dezelfde fouten — te algemeen, zwakke onderbouwing — herhaalden zich structureel. Men wilde weten waarom hun tenders niet tot meer opdrachten leidden
Aanpak
- Standaard interne evaluatie ingevoerd na elke tender
- Klanten wordt nu standaard om een evaluatie gevraagd (bij winst én verlies)
- Verbeteringen uit evaluaties geprioriteerd en toegewezen aan eigenaren
Resultaten
- +35% meer gewonnen tenders in 18 maanden door kwalitatievere en feitelijke invulling van de klantvraag
- Verhoogde kwaliteitsuitstraling zorgde voor extra aanvragen bij bestaande klanten
Doorlooptijd
2–4 weken voor inrichting evaluatiestructuur; eerste resultaten (+50% gewonnen tenders, extra aanvragen) zichtbaar na 6 maanden
Houdbaarheid
Doorlopend — evalueren is een vaste processtap. Verbetering accumuleert: elke tender levert input voor de volgende. Extra aanvragen van bestaande klanten zijn een direct aantoonbaar neveneffect.
Case 10 — Adviesbureau: van relationeel offreren naar een lerende organisatie
Situatie
Opdrachten werden als een hoogst relationele activiteit ervaren, waardoor de wijze van offreren erg individueel en divers was. Naarmate grotere opdrachten werden aangenomen, groeide de wens voor een proces dat onafhankelijker van personen werkt.
Aanpak
- Representatieve doorsnede van gedane tenders geëvalueerd
- Verbeteren een vast agendapunt op de commerciële agenda gemaakt
- Personen verantwoordelijk gemaakt voor verbeteren en opvolging
Resultaten
- Circa 15% hogere kwaliteitsscore op kwalitatieve beoordelingscriteria
- Win-/verliesanalyse maakte keuzes over doelmarkten scherper
Doorlooptijd
2–4 weken voor inrichting evaluatieproces; daarna doorlopend als vast agendapunt
Houdbaarheid
Geborgd — evaluaties zijn ingebed in de commerciële overlegstructuur.
“Het leerpad is helder geworden en de basis voor verdere ontwikkeling gelegd.”
6: Herhalen van de tender
Case 11 — Bouwbedrijf GWW: van versnipperde informatie naar centrale kennisbase
Situatie
Het duurt enige tijd voordat een aanvraag daadwerkelijk invulling krijgt. De resterende tijd tot indienen is daardoor vaak korter dan wenselijk. Daarnaast is men veel tijd kwijt doordat informatie inconsistent, soms onjuist en versnipperd is. Het gevolg: stress, matig kwalitatieve inschrijvingen en uitdagingen in de realisatie.
Aanpak
- Centrale, beheerde kennisdatabase ingericht
- Standaard tender ‘bouwblokken’ opgezet
- AI ingezet op eigen data voor snelle ontsluiting van relevante bouwblokken
Resultaten
- 35% meer tijd beschikbaar voor strategie en aanpak
- 100% juiste data altijd beschikbaar — geen fouten door verouderde informatie meer
- Meer trots en minder stress bij betrokken medewerkers
Doorlooptijd
10 weken voor initiële opbouw kennisdatabase en bouwblokken; daarna doorlopend onderhoud
Houdbaarheid
Structureel — kennisbase groeit bij elke tender. Actualisatieproces geborgd. Kwaliteit en betrouwbaarheid zijn onafhankelijk van individuele medewerkers.
Case 12 — Cateraar: van 0% naar 70% hergebruik van tenderinformatie
Situatie
Het bedrijf werkte succesvol, maar het verkoopverhaal steunde wel een beetje op bluf en het naar de mond praten van de klant. Toen klanten meer om bewijs gingen vragen, was dat een uitdaging. Tevreden klanten zorgden ervoor dat de feiten over prestaties alsnog in beeld konden worden gebracht.
Aanpak
- Representatieve doorsnede van gedane tenders geëvalueerd
- Verbeteren een vast agendapunt op de commerciële agenda gemaakt
- Personen verantwoordelijk gemaakt voor verbeteren en opvolging
Resultaten
- Circa 15% hogere kwaliteitsscore op kwalitatieve beoordelingscriteria
- Win-/verliesanalyse maakte keuzes over doelmarkten scherper
Doorlooptijd
2–4 weken voor inrichting evaluatieproces; daarna doorlopend als vast agendapunt
Houdbaarheid
Geborgd — evaluaties zijn ingebed in de commerciële overlegstructuur.
“Het leerpad is helder geworden en de basis voor verdere ontwikkeling gelegd.”