Plan een gesprek

Hoe voorkom je emotionele keuzes bij aanbestedingen?

Emotionele keuzes bij aanbestedingen voorkom je door een gestructureerd go/no-go proces te hanteren met vooraf vastgestelde, objectieve criteria. In plaats van te beslissen op basis van gevoel, relatie of ambitie, toets je elke aanbesteding aan meetbare factoren zoals de kans van slagen, strategische fit en beschikbare capaciteit. De vragen hieronder helpen je om dat proces stap voor stap in te richten.

Waarom schrijven bedrijven in op kansloze aanbestedingen?

Bedrijven schrijven in op kansloze aanbestedingen omdat de beslissing om mee te doen zelden puur rationeel wordt genomen. Herkenning speelt een grote rol: een bekende opdrachtgever, een interessant project of een gevoel van “dit past bij ons” is genoeg om op de go-knop te drukken, ook als de kans van slagen objectief laag is.

Daarnaast spelen organisatorische druk en angst een rol. Salesteams willen hun pijplijn gevuld houden. De directie wil omzetgroei laten zien. Tenderteams willen bezig blijven. Die interne dynamiek zorgt ervoor dat de vraag “moeten we hierop inschrijven?” zelden echt kritisch wordt gesteld.

Andere veelvoorkomende redenen zijn:

Het resultaat is dat organisaties veel tijd en geld investeren in trajecten die ze niet winnen, of erger: trajecten die ze wel winnen maar waarbij de marge of uitvoerbaarheid tekortschiet.

Wat zijn de echte kosten van een emotionele go-beslissing?

De echte kosten van een emotionele go-beslissing gaan verder dan de uren die in een verloren tender zijn gestoken. Elke aanbesteding kost capaciteit van je beste mensen, en die capaciteit is niet tegelijk inzetbaar op kansrijkere trajecten, klantrelaties of operationele verbetering.

Op operationeel niveau zijn de kosten direct zichtbaar: tenderkosten, schrijfuren, reviewtijd en de energie die vrijkomt na een verlies. Maar op strategisch niveau zijn de gevolgen minstens zo groot. Een organisatie die structureel op te veel trajecten inschrijft, verliest grip op haar pijplijn, haar marge en haar vermogen om selectief te zijn. Meer inzicht in de kosten en waarde van een professionele aanpak helpt directie en MT om deze afweging scherper te maken.

Strategische gevolgen voor directie en MT zijn onder andere:

Kort gezegd: een emotionele go-beslissing kost niet alleen geld, maar ook focus, kwaliteit en strategische sturing.

Hoe herken je een emotionele keuze in een go/no-go proces?

Een emotionele keuze in een go/no-go beslissing herken je aan het ontbreken van concrete argumenten voor de go. Als de voornaamste redenen om mee te doen neerkomen op “we kennen ze toch” of “het lijkt ons een mooie opdracht”, is er geen rationele onderbouwing, maar een gevoel.

Andere signalen dat een beslissing emotioneel is:

Emotionele beslissingen zijn niet altijd bewust. Ze sluipen erin via enthousiasme, loyaliteit of tijdsdruk. Juist daarom is een gestructureerd proces zo waardevol: het dwingt je om argumenten te benoemen voordat je beslist.

Welke criteria maken een go/no-go beslissing objectief?

Een go/no-go beslissing wordt objectief door te toetsen aan vooraf vastgestelde criteria die losstaan van gevoel of relatie. De kracht zit in het feit dat de criteria al zijn bepaald voordat je de specifieke aanbesteding voor je hebt, zodat je niet achteraf een reden zoekt voor een beslissing die al emotioneel is genomen.

Goede criteria voor een objectieve aanbestedingsbeslissing zijn onder andere:

  1. Strategische fit: sluit de opdracht aan bij de richting die de organisatie op wil?
  2. Kans van slagen: heb je een reële kans op basis van je track record, relatie met de opdrachtgever en concurrentiepositie?
  3. Capaciteit: heb je de mensen en middelen beschikbaar om een goede inschrijving te maken én de opdracht uit te voeren?
  4. Marge en rendement: is de verwachte opbrengst in verhouding tot de kosten van inschrijven en uitvoeren?
  5. Uitvoerbaarheid: kun je de beloften die je doet in de offerte ook waarmaken in de praktijk?
  6. Klantkennis: begrijp je de vraag achter de vraag, en heb je inzicht in de echte behoefte van de opdrachtgever?

Door elk van deze criteria te scoren, krijg je een totaalbeeld dat je helpt om een gefundeerde beslissing te nemen, ook als je buikgevoel iets anders zegt.

Hoe bouw je een go/no-go proces dat emoties uitsluit?

Een go/no-go proces dat emoties uitsluit, bestaat uit drie elementen: vaste criteria, een gestructureerd overleg en een heldere beslissingsbevoegdheid. Zonder die drie elementen blijft het proces afhankelijk van de persoon die toevallig aan tafel zit of het hardst praat.

Begin met het vastleggen van de criteria die voor jouw organisatie relevant zijn. Koppel daar een scoremodel aan: geef elk criterium een weging en laat de betrokkenen onafhankelijk scoren voordat ze met elkaar in gesprek gaan. Zo voorkom je dat de mening van de luidste stem het gesprek domineert.

Zorg ook voor een vast moment in het traject waarop de go/no-go beslissing wordt genomen, niet te laat en niet te vroeg. Te vroeg betekent dat je nog te weinig weet; te laat betekent dat er al zoveel energie in is gestoken dat een no-go voelt als verlies. Een goed moment is direct na de eerste analyse van de aanbesteding, voordat er schrijfwerk begint.

Tot slot: leg de beslissing en de onderbouwing altijd schriftelijk vast. Dat helpt je niet alleen om verantwoording af te leggen, maar ook om achteraf te leren van de keuzes die je hebt gemaakt. Een gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat dit leerproces ook daadwerkelijk plaatsvindt.

Wanneer is een negatief go/no-go besluit de juiste keuze?

Een negatief go/no-go besluit is de juiste keuze wanneer de kans van slagen laag is, de opdracht niet aansluit bij de strategie of de capaciteit ontbreekt om het goed te doen. Een no-go is geen verlies, maar een bewuste keuze om beschikbare energie te richten op trajecten waar je echt het verschil kunt maken.

In de praktijk voelt een no-go vaak als iets weggeven. Maar het tegenovergestelde is waar: door niet in te schrijven op kansloze of onrendabele trajecten, bescherm je de kwaliteit van je inschrijvingen op de trajecten waar je wel op gaat. Betere kwaliteit leidt tot een hogere winrate en minder faalkosten.

Een no-go is zeker de juiste keuze als:

Een no-go is ook een signaal aan de organisatie: we kiezen bewust, we gaan niet overal op in, en we investeren onze energie waar het echt loont. Dat is een teken van volwassenheid in het commerciële proces, geen zwakte. Door te leren van eerdere succesvolle business cases weet je beter op welke trajecten je wel kansrijk bent.

Hoe LMT helpt met rationelere go/no-go beslissingen

LMT helpt organisaties om hun go/no-go beslissingen te professionaliseren, zodat ze minder tijd kwijt zijn aan kansloze trajecten en meer energie steken in aanbestedingen die echt iets opleveren. Dat doen we niet door een standaard scoremodel neer te leggen, maar door samen te kijken naar hoe beslissingen nu worden genomen en waar de pijn zit.

Concreet helpt LMT met:

Wil je weten hoe jouw organisatie slimmer kan selecteren en consistenter kan winnen? Plan een gesprek en we kijken samen waar de grootste winst zit.

Gerelateerde artikelen