Plan een gesprek

Wat is de eerste stap naar een beter tenderproces?

De eerste stap naar een beter tenderproces is inzicht: weten waar je nu staat, welke keuzes je maakt en wat die keuzes opleveren. Zonder dat inzicht blijf je optimaliseren op gevoel. Voor B2B-organisaties die werken met aanbestedingen en complexe verkooptrajecten geldt dat structurele verbetering begint bij het eerlijk doorlichten van je huidige proces, van de selectie van kansen tot aan de uitvoering van gewonnen opdrachten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het tenderproces verbeteren en welke stappen daarin het meeste verschil maken.

Waar gaat het in de meeste tenderprocessen als eerste mis?

In de meeste tenderprocessen gaat het als eerste mis bij de selectie: organisaties schrijven in op te veel trajecten zonder scherp te beoordelen of een opdracht echt kansrijk, rendabel of strategisch passend is. Daardoor gaat er capaciteit en geld naar tenders die weinig kans van slagen hebben, terwijl de kwaliteit van de inschrijvingen die er echt toe doen onder druk staat.

Dit probleem speelt op twee niveaus tegelijk. Operationeel raken tenderteams overbelast, worden deadlines gehaald ten koste van kwaliteit en ontbreekt de tijd voor grondige voorbereiding. Strategisch mist de directie stuurinformatie: welke klanttypen leveren de meeste waarde op, waar verliezen we marge en welke opdrachten passen echt bij onze organisatie?

Een tweede veelvoorkomend knelpunt is dat de interne afstemming tussen commercie en uitvoering tekortschiet. Beloftes die in een offerte worden gedaan, sluiten niet altijd aan op wat de organisatie in de praktijk kan waarmaken. Dat leidt tot faalkosten, ontevreden klanten en projecten die minder rendabel uitpakken dan verwacht.

Hoe weet je welke tenders de moeite waard zijn om op in te schrijven?

Je weet welke tenders de moeite waard zijn door elke kans te toetsen aan een vaste set criteria, voordat je besluit capaciteit in te zetten. De kernvraag is niet “kunnen we dit winnen?” maar “willen we dit winnen, en waarom?” Een gestructureerde bid/no-bid beslissing voorkomt dat je energie steekt in trajecten die strategisch of financieel weinig opleveren.

Relevante criteria voor een goede selectie zijn onder andere:

Organisaties die dit proces structureel inrichten, schrijven minder in maar winnen vaker. De kwaliteit van de inschrijvingen stijgt, de tenderkosten dalen en de gewonnen opdrachten passen beter bij de organisatie.

Wat is het verschil tussen een hoge winrate en een goede commerciële prestatie?

Een hoge winrate betekent dat je veel van de tenders wint waarop je inschrijft. Een goede commerciële prestatie betekent dat je de juiste tenders wint: opdrachten met voldoende marge, beperkte faalkosten, tevreden klanten na uitvoering en een goede aansluiting op de organisatie. De winrate alleen zegt te weinig over de werkelijke waarde van wat je binnenhaalt.

Het verschil is relevant voor directie en management. Een organisatie kan een winrate van 60% hebben en toch structureel verlieslatende projecten uitvoeren, als de geselecteerde trajecten niet de juiste zijn. Omgekeerd kan een organisatie met een winrate van 30% uitstekend presteren, als die 30% bestaat uit goed passende, winstgevende opdrachten.

Relevante indicatoren voor een goede commerciële prestatie zijn naast de winrate ook: de gemiddelde marge op gewonnen opdrachten, de verhouding tussen tenderkosten en opbrengst, de klanttevredenheid na uitvoering en de mate waarin projecten binnen budget en planning worden afgerond. Door deze indicatoren samen te bekijken, ontstaat een realistischer beeld van hoe goed het commerciële proces werkelijk presteert.

Hoe verbeter je het onderscheidend vermogen in een offerte of tender?

Je verbetert het onderscheidend vermogen in een offerte of tender door te stoppen met schrijven vanuit je eigen expertise en te beginnen bij de klantvraag. Opdrachtgevers selecteren niet de aanbieder met de meeste ervaring in het algemeen, maar de aanbieder die het beste begrijpt wat zij specifiek nodig hebben en die dat overtuigend kan aantonen.

Concreet betekent dit een andere aanpak in de voorbereiding en uitwerking van een inschrijving:

  1. Analyseer de klantvraag grondig. Wat is het werkelijke probleem achter de aanbesteding? Wat zijn de criteria waarop beoordeeld wordt en welke weging hebben die?
  2. Formuleer een scherpe propositie. Wat is jouw specifieke antwoord op deze vraag, en waarom is dat beter of anders dan wat andere aanbieders zullen inbrengen?
  3. Onderbouw met bewijs. Referenties, resultaten en concrete voorbeelden zijn overtuigender dan algemene claims over kwaliteit of ervaring.
  4. Schrijf voor de lezer, niet voor jezelf. Gebruik de taal van de opdrachtgever, sluit aan op hun prioriteiten en vermijd intern jargon.

Veel organisaties zijn inhoudelijk sterk, maar slagen er niet in dat onderscheidend vermogen zichtbaar te maken in een offerte. Het verbeteren van de aanpak rondom offerteontwikkeling is dan ook een van de meest directe manieren om de kwaliteit van inschrijvingen te verhogen.

Welke data heb je nodig om je tenderproces structureel te verbeteren?

Om je tenderproces structureel te verbeteren heb je inzicht nodig in zowel je commerciële prestaties als de onderliggende oorzaken van winst en verlies. Zonder data blijft verbetering afhankelijk van aannames en gevoel. Met de juiste meetpunten kun je gerichte keuzes maken over selectie, inzet en kwaliteitsverbetering.

Minimale data die elke organisatie zou moeten bijhouden:

Deze data maken patronen zichtbaar. Verlies je structureel bij bepaalde klanttypen? Dan is de vraag of je daar überhaupt op moet inschrijven. Win je vaak maar loopt de marge terug in de uitvoering? Dan zit het probleem niet in de tender, maar in de aansluiting tussen commercie en uitvoering. Structurele verbetering van het aanbestedingsproces begint bij het eerlijk lezen van die patronen.

Wanneer is een externe blik op je tenderproces zinvol?

Een externe blik op je tenderproces is zinvol wanneer interne verbeteringen vastlopen, wanneer de winrate structureel achterblijft bij verwachtingen of wanneer je als organisatie te weinig zicht hebt op waarom je wint of verliest. Een buitenstaander ziet patronen die intern onzichtbaar zijn geworden omdat ze als vanzelfsprekend worden beschouwd.

Daarnaast is een externe blik waardevol als de organisatie groeit en het commerciële proces niet meegroeit. Wat werkte bij tien inschrijvingen per jaar, werkt niet meer bij veertig. Of als er een strategische verschuiving plaatsvindt, naar nieuwe markten, grotere opdrachten of andere klanttypen, en het bestaande tenderproces daar niet op is ingericht.

Voor directie en management geldt bovendien dat een externe analyse onafhankelijke stuurinformatie oplevert. Niet het gevoel dat het beter kan, maar concreet inzicht in waar de knelpunten zitten, wat ze kosten en welke stappen het meeste effect hebben. Bekijk gerust voorbeelden van eerdere projecten om een beeld te krijgen van wat zo’n analyse in de praktijk oplevert.

Hoe LMT helpt bij het verbeteren van je tenderproces

LMT Works helpt B2B-organisaties om niet alleen incidenteel een tender te winnen, maar om het volledige commerciële proces structureel te verbeteren. Dat begint bij een eerlijk beeld van waar je nu staat en wat er beter kan. Concreet richt LMT zich op:

Of je nu als directie meer grip wilt op de commerciële prestaties van je organisatie, of als tenderteam de kwaliteit van inschrijvingen wilt verhogen: de eerste stap is altijd inzicht. Neem contact op en ontdek wat een externe analyse van jouw tenderproces oplevert.

Gerelateerde artikelen