Wat is een eigen verklaring bij een aanbesteding op TenderNed?

Een eigen verklaring bij een aanbesteding is een document waarmee een inschrijver verklaart te voldoen aan de eisen die een aanbesteder stelt op het gebied van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria. Je ondertekent de verklaring op eigen verantwoordelijkheid, zonder direct alle bewijsstukken mee te sturen. Dit maakt het aanbestedingsproces efficiënter voor zowel inschrijvers als aanbesteders.

De eigen verklaring is daarmee een belangrijk instrument in het Nederlandse aanbestedingsrecht. Op TenderNed, het nationale platform voor overheidsopdrachten, is de eigen verklaring een standaardonderdeel van vrijwel elke aanbesteding. In dit artikel vind je antwoord op de meest gestelde vragen over de eigen verklaring: van het invullen tot de beoordeling en de relatie met de Uniforme Europese Aanbesteding (UEA).

Waarvoor dient een eigen verklaring bij een aanbesteding?

De eigen verklaring dient als een voorlopige bevestiging dat een inschrijver voldoet aan de gestelde eisen, zonder dat hij direct alle bewijsstukken hoeft te overleggen. De aanbesteder gebruikt de verklaring om in een vroeg stadium te toetsen of een partij in aanmerking komt voor de opdracht, voordat uitgebreide documentatie wordt opgevraagd.

Concreet heeft de eigen verklaring drie functies:

Uitsluitingsgronden toetsen: Je verklaart dat er geen redenen zijn om je uit te sluiten, zoals een strafrechtelijk verleden, faillissement of ernstige beroepsfouten.
Geschiktheidseisen bevestigen: Je geeft aan dat je voldoet aan de technische, financiële en organisatorische eisen die de aanbesteder stelt.
Selectiecriteria onderbouwen: Bij meervoudige procedures geeft de verklaring inzicht in relevante ervaring en capaciteit.

Voor directie en commerciële teams is het belangrijk te begrijpen dat de eigen verklaring niet alleen een administratieve stap is. Het is ook een strategisch moment om te beoordelen of je als organisatie werkelijk voldoet aan alle eisen. Een onvolledige of onjuiste verklaring kan leiden tot uitsluiting, zelfs als je inhoudelijk de sterkste aanbieding hebt.

Welke informatie moet je invullen in een eigen verklaring?

In een eigen verklaring bij een aanbesteding vul je informatie in over uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en, afhankelijk van de procedure, selectiecriteria. De exacte inhoud verschilt per aanbesteding, maar de basisstructuur is in Nederland grotendeels gestandaardiseerd.

Typisch bevat een eigen verklaring de volgende onderdelen:

Bedrijfsgegevens: Naam, rechtsvorm, KvK-nummer en contactgegevens van de inschrijver.
Uitsluitingsgronden: Verklaringen over het ontbreken van veroordelingen, belastingschulden, faillissement of andere gronden voor uitsluiting zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012.
Financiële draagkracht: Omzetcijfers, solvabiliteit of andere financiële indicatoren die de aanbesteder vereist.
Technische bekwaamheid: Referenties, certificeringen, personeelsaantallen of specifieke vakkennis.
Onderaanneming: Of en in welke mate je gebruikmaakt van onderaannemers of een beroep doet op derden.

Zorg dat de informatie die je invult volledig overeenkomt met de werkelijkheid. Onjuiste verklaringen kunnen niet alleen leiden tot uitsluiting, maar in ernstige gevallen ook tot juridische consequenties. Tenderteams doen er goed aan een intern controleproces in te richten voordat de verklaring wordt ingediend.

Hoe vul je een eigen verklaring in op TenderNed?

Op TenderNed vul je een eigen verklaring in via het digitale aanbestedingsplatform, direct gekoppeld aan de specifieke aanbesteding waarvoor je inschrijft. Het platform begeleidt je stap voor stap door de vereiste velden.

De stappen zijn doorgaans als volgt:

Inloggen op TenderNed met je organisatieaccount en navigeren naar de betreffende aanbesteding.
Aanmelden als gegadigde of inschrijver voor de procedure, waarna het eigenverklaringformulier beschikbaar wordt.
Invullen van de gevraagde gegevens per onderdeel: uitsluitingsgronden, financiële eisen en technische bekwaamheid.
Controleren en opslaan van de ingevulde informatie voordat je definitief indient.
Digitaal ondertekenen door een tekenbevoegde persoon binnen de organisatie.
Indienen voor de sluitingsdatum van de aanbesteding.

Let op dat TenderNed per aanbesteding kan variëren in de exacte opzet van het formulier. Sommige aanbesteders gebruiken aanvullende vragen of een eigen format naast de standaardmodule. Lees de aanbestedingsdocumenten altijd zorgvuldig door voordat je begint met invullen. Voor organisaties die regelmatig inschrijven op aanbestedingen, loont het om een intern sjabloon bij te houden met standaard bedrijfsgegevens en veelgevraagde referenties. Meer achtergrond over aanbestedingsstrategie vind je in ons kenniscentrum.

Wat gebeurt er nadat je de eigen verklaring hebt ingediend?

Nadat je de eigen verklaring hebt ingediend, beoordeelt de aanbesteder of je voldoet aan de gestelde eisen. In de meeste procedures wordt de verklaring eerst getoetst op volledigheid en consistentie, voordat de inhoudelijke beoordeling van de aanbieding begint.

Bij Europese aanbestedingen geldt dat de aanbesteder alleen van de winnende inschrijver bewijs opvraagt ter ondersteuning van de eigen verklaring. Dit heet de verificatiefase. De winnaar moet dan alsnog de daadwerkelijke documenten aanleveren, zoals jaarrekeningen, referentiebrieven of certificaten. Pas als deze documenten kloppen met de eigen verklaring, wordt de gunning definitief.

Voor directie en MT is het relevant te weten dat een fout in de eigen verklaring op dit moment alsnog tot uitsluiting kan leiden, ook als je de beste prijs-kwaliteitverhouding hebt geboden. Dit onderstreept het belang van een zorgvuldig intern proces rondom het opstellen en controleren van de verklaring.

Wanneer mag een aanbesteder een eigen verklaring weigeren?

Een aanbesteder mag een eigen verklaring weigeren wanneer deze onvolledig is, onjuiste informatie bevat, niet tijdig is ingediend of wanneer er sprake is van een verplichte uitsluitingsgrond. In dat geval wordt de inschrijver uitgesloten van verdere deelname aan de procedure.

Veelvoorkomende redenen voor weigering zijn:

Ontbrekende handtekening of ondertekening door een niet-tekenbevoegde persoon.
Tegenstrijdige informatie tussen de eigen verklaring en andere ingediende documenten.
Het niet voldoen aan een verplichte uitsluitingsgrond, zoals een onherroepelijke veroordeling voor fraude of corruptie.
Indiening na de sluitingsdatum of op een andere wijze dan voorgeschreven.

Aanbesteders zijn in sommige gevallen verplicht een inschrijver de gelegenheid te geven kleine gebreken te herstellen, maar dit geldt niet voor inhoudelijke tekortkomingen of verplichte uitsluitingsgronden. Wees als tenderteam of bidmanager alert op de precieze eisen per aanbesteding en controleer de verklaring voor indiening systematisch.

Wat is het verschil tussen een eigen verklaring en een UEA?

Het verschil tussen een eigen verklaring en een UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) is primair geografisch en procedureel van aard. De UEA is de Europese gestandaardiseerde versie van de eigen verklaring, verplicht bij Europese aanbestedingen boven de drempelwaarden. De Nederlandse eigen verklaring wordt gebruikt bij nationale aanbestedingen onder die drempelwaarden.

Beide documenten hebben hetzelfde doel: inschrijvers verklaren vooraf te voldoen aan de gestelde eisen, zonder direct alle bewijsstukken te overleggen. De UEA is echter breder gestandaardiseerd en herbruikbaar: je kunt een eenmaal ingevulde UEA in beginsel ook gebruiken bij aanbestedingen in andere EU-lidstaten, mits de aanbesteder dit accepteert.

Voor organisaties die zowel nationaal als Europees inschrijven, is het verstandig beide formats goed te kennen. De UEA is beschikbaar als digitaal formulier via de Europese ESPD-service (European Single Procurement Document) en wordt ook via TenderNed aangeboden bij Europese procedures. Het verschil in scope en toepassingsgebied maakt het belangrijk om per aanbesteding te controleren welk document vereist is. Organisaties die hun aanbestedingsprestaties structureel willen verbeteren, kunnen bekijken wat een professionele aanpak oplevert via onze business cases.

Hoe LMT helpt bij het optimaliseren van je aanbestedingsproces

Een correcte eigen verklaring is één onderdeel van een groter geheel. Organisaties die structureel meer aanbestedingen willen winnen, merken dat het succes niet zit in het foutloos invullen van formulieren, maar in de strategische keuzes die daaraan voorafgaan: op welke opdrachten schrijf je in, hoe vertaal je je onderscheidend vermogen naar de klantvraag, en hoe zorg je dat je aanbieding daadwerkelijk aansluit bij wat de opdrachtgever zoekt?

LMT ondersteunt B2B-organisaties bij het professionaliseren van hun volledige aanbestedingsproces. Dat betekent concreet:

Strategische selectie van kansrijke aanbestedingen, zodat je tijd en capaciteit investeert waar het rendement het hoogst is.
Scherpe klantanalyse om de werkelijke vraag achter de aanbesteding te begrijpen.
Begeleiding bij het schrijven van overtuigende aanbiedingen die aansluiten bij de beoordelingscriteria.
Kennisborging binnen de organisatie, zodat elk volgend tenderteam voortbouwt op eerdere ervaringen.
Inzicht in winrates, tenderkosten en succesratio’s om het proces continu te verbeteren.

Of je nu directie, salesmanager of bidmanager bent: een sterkere aanpak van aanbestedingen leidt niet alleen tot meer gewonnen opdrachten, maar ook tot betere marges en een soepelere overdracht naar uitvoering. Wil je weten wat LMT voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een gesprek en ontdek hoe een structurele aanpak het verschil maakt.